کایزن چیست؟

What is Kaizen?

آشنایی تعاونی‌ها با مفاهیم مرتبط با کیفیت و بهره‌وری و استفاده از آن در اداره واحدهای تولیدی از جمله اقداماتی است که می‌تواند نقش موثری در ارتقاء جایگاه و عملکرد آنها در عرصه های رقابت داخلی و خارجی داشته باشد در این مبحث نگاهی به سیستم مدیریتی کایزن داریم که استفاده از آن نقش اثرگذاری در بهبود فعالیتهای تعاونیها بالاخص در واحدهای تولیدی خواهد داشت.

پیشرفت های حیرت آور کشور ژاپن همگان را به اندیشه و تدبیر در زمینه فرهنگ کاری و سیستم های مدیریتی این مردم سخت کوش واداشته است. یکی از این سیستم ها یا تکنیک های منحصر به فرد و بسیار کارآمد ژاپنی ها، سیستم کایزن یا همان بهبود مستمر است کایزن ترکیبی دو کلمه ای از یک مفهوم ژاپنی است که تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجی است. در واقع کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد بهبود در سازمان ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم، بلکه هر نوع بهبود یا اصلاح به شرط آن‌که پیوسته و مداوم باشد ارتقای بهره وری را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد. کایزن روی تغییرات تدریجی در فرایندها تاکید می‌کند و در مقایسه با سایر روشهای تحول سازمانی از جمله مهندسی مجدد که تغییرات سریع و کلی را مدنظر دارد، بسیار کم هزینه بوده و غالباً منابع (زمان، سرمایه، دارائیها و…) قابل توجهی را مصرف نمی‌کند. لیکن از آنجایی که مشارکت تمامی پرسنل در همه سطوح سازمانی را دربرمی گیرد درمجموع به تحولات شگرفی منتهی می‌شود. کایزن سیستم مدیریتی است که با زمان به پیش می‌رود و اگر مدیریت بخواهد که کارکنان را تغییر دهد باید خودش تغییر کند.

مدیریت و کایزن

نظریه فایول اهم وظایف مدیران را این گونه بر می‌شمارد:

۱ هدایت و رهبری

۲ سازماندهی

۳ برنامه‌ریزی

۴ نظارت و کنترل

۵ هماهنگی

چنانچه فارغ از سایر دیدگاههایی که در این زمینه وجود دارد، اصول فایول را به عنوان مهمترین وظایف مدیران بپذیریم مدیریت تیلوری که نمود آن را در دیدگاه های فایول نیز ملاحظه می‌کنیم، بر سازماندهی سلسله مراتبی و وحدت فرماندهی بیشترین تاکید را دارد. در این نظام مدیریت، معمولا ارتباط سازمانی به صورت صدور دستور از بالا و عرضه گزارش از پایین تعریف می‌شود. در سازمان،سطوح مدیریتی، عمودی و تقسیم کار افقی وجود دارد،از نگاه کایزن وظایف مدیریت به دو دسته اصلی تقسیم بندی می‌شود،ایجاد بهبود وحفظ بهبود ایجاد شده

مدل مدیریت کایرنی:

هر چه از سطوح بالای مدیریت به سطوح پایین تر سازمان می‌آییم از وظایف دسته ایجاد بهبود کاسته و در عوض بر وظایفی که جنبه حفظ و نگهداری بهبود ایجاد دارند، افزوده می‌شود.  آن‌چه از این نمودار می‌فهمیم این است که مدیران سطوح بالاتر سازمان باید همواره بخش اعظم وقت خود را صرف بهبود سازمان نمایند و امور جاری را که جنبه نگهداری دارند به سطوح پایین تر واگذار کنند.

اصول بیست گانه مدیریت در کایزن

۱ نگویید چرا این کار انجام نمی‌شود. فکر کنید چگونه می‌توانید آن را انجام دهید.

۲ در مورد مشکل به وجود آمده نگرانی به خود راه ندهید. همین الان برای رفع آن اقدام نمایید.

۳ از وضعیت موجود راضی نباشید. باور داشته باشید که همیشه راه بهتری هم وجود دارد.

۴ اگر مرتکب اشتباه شدید، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآیید.

۵ برای تحقق هدف به دنبال کمال مطلوب نگردید. اگر ۶۰% از تحقق هدف اطمینان دارید دست به کار شوید.

۶ برای پی بردن به ریشه مشکلات ۵ بار بپرسید چرا؟

۷ سعی نکنید از دفتر کار خود مشکلات محیط را حل کنید. بلکه به محل واقعی آن مراجعه کنید

۸ همیشه برای حل مشکل از داده و اطلاعات کمی و به روز استفاده کنید.

۹ برای حل مشکل بلافاصله به دنبال هزینه کردن نباشید. بلکه از خرد خود استفاده کنید. اگر عقلتان به جایی نمی‌رسد، آن را در همکارانتان بجویید و از خرد جمعی استفاده کنید.

۱۰ هیچ وقت جزئیات و نکات ریز مسئله را فراموش نکنید. ریشه بسیاری از مشکلات در نکات ریز است.

۱۱ حمایت مدیریت ارشد منحصر به قول و کلام نیست. مدیریت باید حضور ملموس داشته باشد.

۱۲ برای حل مسائل هر جا که امکان آن وجود دارد از واگذاری اختیار به زیردستان ابا نکنید.

۱۳ هیچ وقت به دنبال مقصر نگردید. هیچ گاه عجولانه قضاوت نکنید.

۱۴ مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئله به صورت گروهی است.

۱۵ ارتباط یک طرفه دستوری از بالا به پایین مشکلات سازمان را پیچیده تر میکند. مدیریت ارشد باید با لایه های پایین تر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشد.

۱۶ انسانها توانایی های فراوانی دارند. از الگوهای چند مهارتی و غنی سازی شغلی برای شکوفا شدن آنها استفاده کنید.

۱۷ تنها فعالیت هایی را انجام دهید که برای سازمان شما ارزش افزوده ایجاد می‌کنند.

۱۸ فراموش نکنید که ۵ اس، پایه و بنیان ایجاد محصولی با کیفیت است.

۱۹ بر اساس الگوهای کار گروهی، مسائل محیط کارتان را حل کنید.

۲۰حذف مودا ( اتلاف) فرآیندی پایان ناپذیر است. هیچ وقت از این کار خسته نشوید.

در نگاه کایزنی برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر در سازمان ها باید سه اقدام اساسی زیر صورت بگیرد:

۱ (Muda ) کلیه فعالیت هایی که هزینه زا هستند ولی ارزشی تولید نمی‌کنند

باید حذف شوند.

۲ ( Muri ) فعالیت هایی که به شکلی در جای دیگری به صورت موازی انجام می‌شوند با یکدیگر تلفیق شوند.

۳ (Mura ) آن دسته از فعالیت هایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازمند به فعالیت های سازمان افزوده شوند.

مودا چیست:

مودا از نگاه ژاپنی ها به هر فعالیتی اطلاق می‌شود که برای سازمان ها ایجاد هزینه می‌کند، اما ارزش افزوده ای تولید نمی‌کند. به عبارتی مودا مجموعه فعالیت هایی است که از نظر مشتری نهایی ارزشی ندارد و مشتری تمایلی به پرداخت پول برای این فعالیت ها ندارد در واقع موارد ذیل مودا محسوب می‌شوند:

۱ اشتباهاتی که باید اصلاح شوند

۲ تولیدات اضافی مانند موجودی و کالاهایی که فروش نرفته و روی هم انبار میشوند

۳ مراحلی از فرایند کار که ضرورتی به وجود آنها نیست مثل بازرسی ها و کنترلهای غیر ضروری

۴ جابجایی غیر ضروری نیروی انسانی در سطوح سازمانی.

۵ جابجایی های غیر ضروری مانندحمل و نقل بیهوده ی مواد و قطعات

۶ بایگانی و انبار کردنهای غیرضروری

۷ توقف و انتظار کارمندان مثل ایجاد صف

۸ جمع آوری و ثبت اطلاعات اضافی و تکراری

۹ پیچیدگی روشهای انجام کار که باعث افزایش خطا می‌شود

۱۰ کالاها و خدماتی که پاسخگوی نیاز مشتری نیستند.

۱۱ فرایند و فعالیتهای موازی ودوباره کاریها و تکرار

مراحل اجرای کایزن:

۱ منطقه هدف را انتخاب کنید

۲ تیم کایزن را ساماندهی کنید

۳ بررسی و جمع آوری اطلاعات در منطقه هدف انجام شود

۴ اهداف بهبود یافته و مطلوب را مشخص کنید

۵ کارکنان محل واقعی انجام کار را توجیه کنید

۶ ۵S را انجام دهید

تعاریف مربوط به نظام آراستگی ۵ اس:

۵S، پنج حرف اول کلمات زیر است:

Seiri تشخیص: به معنی جدا کردن  آن‌چه ضروری است از غیر ضروری ها

Seiton ترتیب: سر و سامان دادن به  آن‌چه که به عنوان ضروری باقی می‌ماند

Seiso تمیز: پاکسازی و تمیز کردن محل و کلیه اشیا و لوازم مورد نیاز

Seiketsu تنظیم: استاندارد کردن و رویه مند کردن اقداماتی که فوقا شرح داده شد

Shitsuke تکلیف: ایجاد بسترها و سازوکارهای لازم برای رعایت همگانی این استانداردها)

۷ اتلاف ها را شناسایی و فهرست آن را تهیه کنید (مودا)

۸ تجزیه و تحلیلهای لازم در محل واقعی انجام کار انجام دهید

۹ اتلافهایی که راه حل های قوی دارند انتخاب کنید

۱۰ حرکت ها و تغییرات فیزیکی راا نجام دهید

۱۱ استاندارد سازی و آموزش کارکنان را برای موضوع بهبود یافته انجام دهید

۱۲ داستان توفیق تیم کایزن را ارائه کنید

۱۳ پروژه جدید برای آغازی دیگر را انتخاب کنبد

۱۴ اندازه گیری ها و ارزیابی از نتایج راه حل های اجرا شده را انجام دهید