مدیریت ذره بینی (Micro management)، نمونه ای از ضعف مدیریتی است که مبین کنترل بیش از اندازه و غیر ضروری کارکنان توسط مدیریت و توجه شدید مدیر به جزئیات کاری است. مدیران ریز بین به دلیل غرق شدن در مسائل جزئی، توانایی تحلیل کل سیستم و توجه به بهره وری کلی را ندارند. در واقع آنها علاوه بر این‌که کلیات را فدای جزئیات می‌کنند، احترام و اعتماد زیر دستان را نیز از دست می‌دهند.

سندرم مدیریت ذره بینی
فرهنگ لغت وبستر مدیریت ذره بینی را توجه شدید به جزئیات و مسائل ریز و کنترل دقیق افراد تعریف می‌کند. میکرو مدیران، مدیرانی هستند که به کارکنان خود بسیار نزدیکند. آنها دائما بر کار افراد خود نظارت کرده و یکریز اظهار نظر می‌کنند(خواه، مثبت یا منفی). کارکنان چنین مدیرانی از خود می‌پرسند” چرا رئیس نمی‌گذارد من کار خود را به تنهایی انجام دهم؟ چرا مرا لحظه ای ترک نمی‌کند؟ این بار دیگر چه مسئله ای را به من گوشزد خواهد کرد؟”

مدیریت ذره بینی در واقع یک وسواس ناخواسته و یک اختلال رفتاری درست شبیه سایر اختلالات رفتاری اعتیاد آور است. وسواس مدیران ریز بین، شامل حال همه کارکنان- چه آنهایی که بهره‌وری بالایی دارند و چه آنهایی که عملکرد ضعیفی دارند- می‌شود‌. در حیطه کاری مدیران میکرو، هیچ کاری تفویض نمی‌شود، نظرات کارکنان نادیده گرفته می‌شود و صدای آنها شنیده نمی‌شود.

احساس عدم اطمینان و شک و تردید مدیر نسبت به دیگران، کنترل شدید پرسنل را باعث می‌شود و همین امر موجب تکرار دوباره کارها، اتلاف وقت و انرژی و تحمیل هزینه های اضافی بر سازمان می‌‌شود. چمبرز در آخرین کتاب خود” راهنمای بقای مدیریت ذره بینی ” می‌نویسد: بیشتر کارکنان- نزدیک به ۸۰ درصد – در زندگی کاری خود، مدیران ذره بینی را تجربه می‌کنند. طبق تحقیقات وی،۲۲ درصد از مدیران با شیوه مدیریت میکرو، کارکنان خود را اداره می‌کنند. به اعتقاد چمبرز چنین شیوه ای اعتماد به نفس کارکنان را تضعیف و آنها را متکی و وابسته بار می‌آورد‌.

برخی از مدیران میکرو، معتقدند برای انجام درست کارها باید شخصا خود اقدام کنند. آنها خود را بهترین تصمیم گیرندگان می‌دانند، تمام کارها و وظایف را در دست می‌گیرند و اجازه نمی‌دهند که تصمیم گیری به زیر دستان توانا تفویض شود. اینگونه افراد اصطلاحا ” همه فن حریف” هستند. برخی دیگر از مدیران ذره بین نیز کسانی هستند که کارکنان را ابزار تحقق اهداف می‌دانند. تا زمانی که کارکنان انتظارات آنها را برآورده سازند، این مدیران مشکلی ندارند اما چنانچه کاری اشتباه انجام گیرد، آنها مستبد و زورگو می‌شود و رفتار های وسواس گونه خود را نشان می‌دهند. با مطرح کردن سئوالات زیر می‌توانید نشانه های سندرم مدیریت ذره بینی را تشخیص دهید:
* آیا مدیر زمان زیادی را صرف می‌کند تا به کارکنان آموزش دهد دقیقا چه کاری و چگونه باید انجام شود؟
* آیا مدیر زمانی زیادی را صرف بازبینی پروژه ها و کارهای انجام شده می‌کند؟
* آیا مدیر از این‌که فردی بدون مشورت با وی تصمیمی بگیرد یا کاری انجام دهد عصبانی می‌شود؟
* آیا مدیر به جای تاکید بر سیاستها و خط مشی ها، زمان زیادی را صرف جزئیات و مسائل کوچک می‌کند؟
* آیا مدیر ترجیح می‌دهد به جای تفویض اختیار، خودش مستقیماکارکنان را هدایت کند؟
اگر پاسخ شما به حداقل یکی از سوالات بالا مثبت باشد، فرد مورد نظر احتمالا به سندرم میکرو مدیریت مبتلا است.

یک از نشانه های بارز مدیران ریز بین، تاکید بیش از اندازه آنها بر گزارش کاری است. آنها می‌خواهند کارکنان لحظه به لحظه زمان کاری خود را گزارش دهند. علاوه بر این مدیران ذره بینی کارکنانی را که شبیه خودشان هستند ارتقا می‌دهند. بنابراین به اعتقاد چمبرز کارکنان چنین مدیرانی یاد می‌گیرند برای پیشرفت و ارتقا، ریز بین و دقیق باشند و به این ترتیب آنها نیز تبدیل به افرادی ذره بین می‌شوند. در عین حال مدیران ریز بین از نظر کارکنان افرادی کنترل چی، دیکتاتور، موشکاف، نقاد، بوروکراتیک‌، فضول و … تلقی می‌شوند.

چرا افراد به مدیریت ذره بینی روی می‌آورند؟

دلایل بسیاری وجود دارد که باعث می‌شود افراد، مدیریت ذره بینی را انتخاب کنند. مهمترین این دلایل عبارتند از:
۱- نقشها و مسئولیتهای افراد نامشخص است. زمانی که یک مدیر دامنه اختیارات و مسئولیتهایش نا مشخص است، خودش تشخیص می‌دهد که بهترین کار و شیوه چیست؟بنابراین به کنترل بیشتر و دقیق تر روی می‌آورد. همچنین ابهام در سیاستها و خط مشی‌های تعیین نقش و وظایف کارکنان به مدیر جرات می‌دهد، در حوزه مسئولیت آنها وارد شده و بیش از اندازه امر و نهی کند.

۲- مدیریت ذره بینی پاسخی به بحران است. در زمان بحران، بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند که کنترل شدیدتری بر اوضاع سازمان داشته باشند. در نتیجه طبیعی است که دقت نظر و حساسیت آنها بیشتر می‌شود و به محض رفع بحران معمولا- البته چنانچه علت ریز بینی به بحران برگردد. این کنترلها کاهش یافته و اوضاع به حالت قبل بر می‌شود. البته در برخی مواقع نیز پس از رفع مشکل، این سبک مدیریتی تثبیت شده و به قوت خود باقی می‌ماند.

۳- ترس، شاید بتوان به جرات گفت: که اکثریت مدیران ذره بینی می‌ترسند: ترس از شکست، ترس روی دادن حوادث ناگوار، ترس از انجام اشتباهات، ترس از بروز بحران، ترس از بی نظمی و اغتشاش، ترس از دست دادن موقعیت کاری واختیارات و … هر چند ترس یک رفتار غریزی است اما کنترل شدیدتر و بازبینی مجدد کارها، راهی برای غلبه بر آن تلقی می‌شود.

یکی از نگرانیهای اساسی مدیران ترس از عدم وجود اطلاعات به موقع و بهنگام است. بنابراین کارکنان باید نیازهای اطلاعاتی مدیران را شناسایی و قبل از درخواست آنها، اطلاعات مهم و ضروری مورد نیاز را در اختیارشان قرار دهند. به نظر چمبرز اقدام پیشگیرانه در جهت خواسته‌ها و نیازهای اطلاعاتی این مدیران باعث آرامش خاطر آنها شده و اعتماد شان را به کارمند جلب می‌کند. در نتیجه پس از مدتی مدیر احساس می‌کند نیازکمتری به کنترل فعالیت‌ها و وظایف چنین کارمندی دارد.

نامشخص بودن نقشها و مسئولیتهای افراد، ایجاد بحران و ترس از جمله عواملی هستند که افراد را به سمت مدیریت ذره بینی سوق می‌دهند.

جملاتی نظیر من نگرانم، آیا کارکنان می‌توانند چنین کاری انجام دهند؟ اگر چنین اتفاقی نیفتد…_ دلواپسم و … به دفعات از مدیران ذره بینی شنیده می‌شود. در بسیاری از مواقع ترس این مدیران با عصبانیت و خشم آنها بروز می‌کند که خود نتایج مخربی را به دنبال خواهد داشت. برای کاهش ترس، به مدیران میکرو توصیه می‌شود:
۱- دلایل ترس را شناسایی، پیگیری و ترس خود را کاملا بیان کنند.
۲- دستور العملهایی برای کنترل و کاهش دلایل ترس ارائه نمایند (با همفکری و همکاری کارکنان).
۳- فردی را مسئول پیگیری سیاست ها و دستورالعملها کرده و از کارکنان خود بخواهند برنامه هایی کوتاه مدت برای بهبود اوضاع ارائه کنند.
۴- معیارها و شاخصهایی را برای کنترل و ارزیابی کارهای انجام شده مشخص کرده و در کنار کارکنان پیگیر بهبود شرایط باشند.

( البته نباید فراموش کرد که گفتن چنین کارهایی قطعا از عمل کردن به آنها ساده تر خواهد بود_)

نتایج مدیریت ذره بینی
مدیریت ریز بینی ریشه در عدم اعتماد به دیگران دارد. این رفتار روحیه کار تیمی را تخریب و مانع رشد و پیشرفت و در برخی مواقع منجر به شکست سازمان می‌شود. در زیر به برخی اثرات و نتایج چنین شیوه ای اشاره می‌شود:
* ارتباطات ضعیف: معمولا کنترل بیش از اندازه کارکنان توسط مدیر، روابط آنها را دستخوش تغییر می‌کند. رفتار وسواس گونه چنین مدیرانی، مانع ارتباطات اصولی و صحیح بین مدیر و کارمند می‌شود.

* گوشه گیری و کاهش روحیه کار تیمی: مدیران ذره بین، کارکنان را گوشه گیر و منزوی می‌کنند. ترس از توبیخ در حضور دیگران و مناسب نبودن محیط کاری باعث می‌شود کارمندان ترجیح دهند به تنهایی کار کنند. به این ترتیب روحیه همکاری و کار تیمی بین افراد از بین می‌رود.

* کار شکنی کارکنان: افراد تا حدی توانایی تحمل امر و نهی و اظهار نظر بی مورد را دارند. در بسیاری از مواقع کارکنان به دنبال راه حلی برای تخلیه احساسات منفی خود می‌گردند و کار شکنی از جمله این روشهاست. بسیاری از کارکنان، در بیش روی مدیر چشم می‌گویند اما پشت سر کاری را که دوست دارند انجام می‌دهند.

* پنهان کاری: ترس از توبیخ و شماتت باعث می‌شود کارکنان برخی مسائل را از دید چنین مدیرانی پنهان کنند.

* کاهش انگیزه و بهره وری: مدیریت ذره‌بینی باعث می‌شود که کارکنان احساس کنند کنترلی بر وظایف و محیط کارشان ندارند، در نتیجه انگیزه خود را از دست داده و بهره‌وری آنها کاهش می‌یابد.

* افزایش تنش و استرس و حوادث ناشی از کار: مدیریت ذره بینی باعث می‌شود کارکنان دائم نگران و دلواپس بروز اشتباه باشند. همین مساله موجب می‌شود به طور کامل بر شیوه انجام کار تمرکز نکنند و احتمال خطا و اشتباهشان بیشتر شود. تحقیقات ثابت کرده اند حوادث کاری ارتباط مستقیمی با سطح استرس افراد دارند.

*افزایش جابجایی کارکنان و کاهش رشد سازمانی: توجه به جزئیات اگر چه بسیار خوب است اما افراط بیش از اندازه سبب ناراحتی کارکنان و تمایل آنها برای جابجایی شغلی می‌شود.

* اتلاف وقت و منابع سازمانی: از آنجا که مدیران ریز بین دوست دارند تمام کارها آن گونه که آنها می‌گویند انجام گیرد، به محض کوچکترین اشتباهی کار باید دوباره تکرار شود. تکرار مجدد یا اصرار مدیر بر انجام کارها توسط شخص وی منجر به اتلاف وقت و منابع و صرف هزینه های بالا می‌شود.

راه حل
نسخه واحد و راه حل از پیش تعیین شده ای برای مقابله با مدیران میکرو وجود ندارد. برای کاهش کنترل چنین افرادی باید اعتماد آنها را جلب کرد، ترسشان را از بین برد و روحیه کار تیمی را تقویت نمود. علاوه بر این هدف گذاری صحیح و مشخص کردن حیطه وظایف و مسئولیتهای افراد و جلوگیری از ابهام نقش نیز موثر است. البته توجه به جزئیات و ریزبینی مدیر- تا اندازه معقول- نشان از توجه و علاقه مندی وی به‌کار و کارکنانش دارد. در مقابل مدیران میکرو، هستند مدیرانی که کارکنان را به حال خود رها می‌کنند و آنها را کاملا آزاد می‌گذارند(مدیران ماکرو). چنین مدیرانی دیر می‌آیند، زود می‌روند، وقت زیادی را صرف مکالمات تلفنی بیهوده یا وقت گذرانی در اداره یا بازی کامپیوتری و گشت و گذار در اینترنت می‌کنند و غالبا کارکنان فعال و پر تلاش، بار وظایف چنین مدیرانی را به دوش می‌کشند.

بنابر این نباید به اشتباه تصور کرد انتقاد از مدیریت میکرو، دلیلی بر تاکید مدیریت ماکرو است. این دو شیوه در دو طرف یک طیف قرار می‌گیرند و در حالت افراطی و شدید هر دو مخرب هستند.
مدیریت خردمندانه هرگز ارزش، اعتبار، غرور و عزت نفس کارکنان را نادیده نمی‌گیرد و بابرقراری ارتباط صحیح با کارکنان و زیر دستان همواره با هدایت آنها، به توانمند سازی و بالندگی افراد نیز می‌اندیشد.

برای برخورد موثر با مدیران میکرو توصیه می‌شود:
* اموری را که برای وی مهم هستند مشخص سازید سپس با او کار کنید- نه علیه او.

* منتظر نمانید که چیزی از شما بخواهد. نیاز و خواسته های او را تشخیص و قبل از تقاضای وی در اختیارش قرار دهید. جلوتر از زمان باشید.

* هنر ارتباطات را یاد بگیرید. هیچ فردی به اندازه مدیر ذره بینی از رخوت و تنبلی نمی‌ترسد. به او نشان دهید که کارها و پروژه‌ها برایتان اهمیت دارد و ارتباطات صحیح توام با آگاهی، اطمینان و به موقع بودن به شما کمک خواهد کرد.

* انتظارات و خواسته های خود را به طور شفاف با او در میان بگذارید.

* با قوانین و مقررات سازمانی آشنا باشید و آنها را به‌کار گیرید. مدیران ریز بین از اجرای دقیق مقررات و دستورالعمل ها لذت می‌برند.
* از نحوه برخورد مدیر با دیگران تجربه کسب کنید. تجربیات تلخ سایر کارکنان را تکرار نکنید.

نتیجه گیری
مدیریت ذربینی یک اختلال، درگیری یا تعارض با کار، زیر دستان، عملکرد یا تصمیم‌گیری آنهاست که ریشه در عدم اطمینان و اعتماد مدیر دارد. این رفتار وسواس گونه، روحیه کار تیمی را تخریب و مانع رشد و پیشرفت و در برخی مواقع باعث شکست سازمان می‌شود.

مدیران میکرو خود را بهترین تصمیم گیرندگان می‌دانند و به خود اجازه می‌دهند در مورد تمام وظایف و کارهای پرسنل اظهار نظر نمایند. این مدیران به دلیل غرق شدن در مسائل جزئی، بهره وری کلی را فراموش کرده و در واقع کل را فدای جزء می‌کنند. علاوه براین احترام و اعتماد کارکنان را نیز از دست می‌دهند.

۱- Bad boss, http://www.bambooweb.com/articles/b/a/bad-boss.html
۲- Jazzar, Michael(August 2005) Tales of Micromanagement, Part 1, American School Board Journal.
۳- Jazzar, Michael (September 2005) Tales of Micromanagement, Part 2 , American School Board Journal
۴- Mc Donough, Molly ( Jun 2005) The devil in the details, http://web14.epnet.com/citation.asp
۵- Micromanagement and Macromanagement (2005) http://www.crystalin.com/micromanagement.html
۶- Micromanagement: Necessary Evill, Evill incarnate, or something in-between, (July 2005), Copyright ASTD
۷- Presutti Mark (Feb 2006) Is micromanagement killing your staff? http://web112.epnet.com/citation.asp
(Footnotes)
۱ – Micromanagement
۲ – Harry Chambers