نویسنده: دیوید لوئیس
برگرداننده به فارسی: کامران روح شهباز
ناشر: ققنوس
نوبت چاپ: سوم
تاریخ چاپ: ۱۳۸۱
خلاصه‌سازی: رضا معینی‌فر
تدوین: مهراب پرتوی دیلمی
شرکت پلاک آبی

پیشگفتار
فصل ۱ : مدیریت فردی، کلید مدیریت زمان
فصل ۲ : ارزیابی از گذراندن وقت
فصل ۳ : چهار اصل مدیریت زمان
فصل ۴ : قدرت تأخیر مثبت
فصل ۵ :بیرون راندن غاصبان زمان
فصل ۶ :پرهیز از مراجعین اتفاقی
فصل ۷ : چگونه درگیر مکالمات تلفنی نشوید
فصل ۸ : غلبه بر انتظار غاصب
فصل ۹ : فائق آمدن بر جلسات غاصب
فصل ۱۰ : صرفه جویی در وقت، هنگام خواندن و نوشتن
فصل ۱۱ : اهمیت حیاتی هدف گزاری روشن برای خود
فصل ۱۲ : اولویت های خود را تعیین کنید
فصل ۱۳ : استرس و مدیریت زمان
فصل ۱۴ : زمان و موفقیت مشترک
فصل ۱۵ : مدیریت زمان ده دقیقه‌ای

پیشگفتار
تاریخچه ای کوتاه از زمان
در اروپای قرون وسطی کلیسا زمان را تنظیم می کرد و قوانینی درباره کارهایی که می توان یا نمی توان در روز خاصی انجام داد را وضع میکرد. گرچه اولین ساعتهای مکانیکی حدود قرن سیزدهم میلادی ساخته شد (پیش از آن ب هطور گستردهای از ساعتهای آبی و شنی استفاده میشد) اما از آنها برای قرنها فقط به عنوان مجسمههای تزئینی استفاده م یگردید. هنگامی که برج سنت استیفن با مشهورترین ناقوس شهر لندن – که به نام بکسور سنگین وزن انگلیسی بیگ بن نامیده شد – در سال ۱۸۵۶ تکمیل اصرار داشت که باید ساعت آن بر طبق وقت گرینویچ تنظیم (Sir George Airy) شد ، منجم دربار شود . از آن پس در مدت بسیار کوتاهی تمام ساعتها طبق همین وقت تنظیم شد.
این روزها خیلی از افراد که در تجارت هستند توانایی متوقف کردن ضرباتی را که مرتبا به سرشان وارد می شود ندارند و فرصت کافی پیدا نمی کنند تا راهی بیابند که پایین آمدن از پلهها را برایشان راحتتر و دلپذیرتر کند. من کتاب مدیریت زمان را با همین طرز فکر نوشتهام. این برنامه دارای چهار عامل است:
۱- در یک فرآیند عملی توضیح داده خواهد شد که چگونه م یتوانید اوقات خویش را بطور موثری اداره کنید.
۲- نگرش اصلیای که زیربنای هر فرایند است، علت پیشنهاد این نگرش و باور را به خوبی برایتان توضیح می دهد.
۳- از سابقه ذهنی انسان و مثالهای استفاده شده که دورنمای گستردهتری از مسائل کلیدی و اصلی مدیریت و برنامه ریزی زمان بدست می دهد و بدین ترتیب می توانید از دیدگاه های جدید در مورد زمان مطلع شوید.
۴- تمرین های ضروری پیشنهاد شده است تا بتوانید کاملا از برنامههای ارایه شده به خوبی استفاده کنید.
در جامعه کنونی که تحت هر گونه فشار هستید، مدیریت و برنامه ریزی کارآمد زمان فقط یک امر مفید نیست بلکه به یک امر ضروری و اجتناب ناپذیر بدل گشته است: چه رسیدن به مسائل زیر به کسب این مهارت بستگی دارد:
• دستیابی به اهداف شخصی در زندگی؛
• رسیدن به اهداف در موعد تعیین شده؛
• کاری پر ثمر و رضایت بخش به جای کاری پر تنش و بیفایده.

حیطه زمانی خود را مشخص کنید.
دیدگاه کلی شما نسبت به زندگی به اندازه باورهای نادرس تتان بر مدیریت زمان و برنامه ریزی برای آن اثر خواهد گذاشت. پژوهشها نشان می دهند که مردم می توانند در یک یا دو حیطه از چهار حیطه مختلف زمان زندگی کنند. ارزیابی های زیر شما را قادر م یسازد حیطه زمانی ای را که ترجیح می دهید عمر خود را در آن صرف کنید، شناسایی نمایید. ممکن است حیطه ای را برای یک جنبه و حیطه دیگر را برای جنبه دیگری از زندگی مناسب بدانید. به عنوان مثال ممکن است به حیطه چهار برای کار و حیطه یک برای خانواده یا تعطیلات تمایل داشته باشید.
حیطه یک: من زندگی آرام و بی دردسری را ترجیح می دهم. دوست دارم دور از تنشهای زیاد و با سرعت مناسب خودم قدم بردارم و رویکردی آرامش بخش نسبت به ضر بالاجلها داشته باشم. دیدگاه من این است اگر کاری درست سر موقع تمام نشود آیا جدا اهمیتی دارد؟ من به ندرت به موقع به قرارهایم می رسم یا خصوصا به ندرت با برنامه ریزی عمل م یکنم.
حیطه دو: بزرگترین لذت من در زندگی گذراندن وقت با دوستان، رفتن به مهمانیها یا غذاخوردن خارج از منزل یا محل کارم است. اغلب هر کاری دلم بخواهد م یکنم و ممکن است همیشه در مورد وضعیت رفتار خودم به قدر کافی فکر نکنم. بیشتر سعی می کنم با توجه به انگیز ههایم عمل کنم و از قبل برای جزئیات زندگی ام برنامه ریزی نمی کنم. مشاغلی را ترجیح می دهم که در آن تنوع بسیار وجود داشته باشد و بتوانم نتیجه کارم را به سرعت ببینم.
حیطه سه: من ترجیح می دهم که زندگی ام را با دقت برنامه ریزی کنم و روال عادی را به تنوع ترجیح می دهم. در مورد رژیم غذایی ام دقیق هستم، به طور مرتب ورزش می کنم. از نظر درمانی و عمر خود را بیمه کرده ام. در مورد اعمالم قبل از آنکه دست به کاری بزنم فکر می کنم.
حیطه چهار: من از اینکه به ضر بالاجلهایم برسم لذت می برم و از وق تشناسی ام بسیار احساس غرور می کنم. عموما به خوبی سازمان یافته عمل می کنم و هنگامی که تحت فشار هستم بهتر کار می کنم. قبول دارم که در کسب آرامش و آسایش قدری مشکل دارم و از روبروشدن با هرگونه چالش لذت می برم.
معمولا سر وقت و به عبارتی در آخرین لحظات حاضر م یشوم.
آنچه با انتخاب شما فاش می شود است. فلسفه آنها در « جبر فعلی » حیطه یک: افرادی که در این حیطه هستند دیدگاه کلی شان به زندگی زندگی با لغت اسپانیایی مانیانا کاملا مشخص شده است. بدین معنی که این افراد نگرشی راحت و خونسرد نسبت به زندگی دارند و ترجیح م یدهند تا آنجا که ممکن است تصمیم گیری را به تعویق بیندازند. اگر شما خود را در این حیطه قرار داده اید بدانید مانعی که سد راه مدیریت زمان در شما می شود یا ناتوانی شروع کار است یا عدم پیگیری در کاری که شروع کرده‌اید.
است زیرا « دم را غنیمت شمار » حیطه دو: افرادی که در این حیطه هستند دیدگاه کلیشان به زندگی صرفا با کسب پاداش فوری و لذت آنی برانگیخته می‌شوند. اگر شما خود را در این حیطه قرار دهید بدانید مانع احتمالی که سد راه مدیریت زمان شماست این است که از برنام هریزی و سازماندهی تنفر دارید. شما ممکن است امور و اهداف ضروری و مخالفت میلتان را فدای امور کم اهمیت تر ولی لذت بخش تر کنید.
حیطه سه: می گویند افرادی که این حیطه را انتخاب کرد هاند، آیند هنگر هستند؛ زیرا برای خود اهداف درازمدت شخصی و شغلی تعیین می کنند. اگر خود را در این حیطه قرار داد هاید بدانید توانایی تنظیم و برنامه ریزی وق تتان را به طور موقتی و مفید دارا هستید. با این همه امکان این نیز هست که مهارتهای خود را طوری به کار گیرید که از وقت تان با کارایی بیشتری استفاده کنید.
معروفند. آنها از انجام دادن کارها با « آگاهان از زمان » حیطه چهار: این حیطه انتخاب کسانی است که به ضرب الاجل لذت می‌برند و از خود و دیگران انتظار وق تشناسی دارند. اگر خود را در این حیطه قرار داده اید بدانید احتمالا در ارتباط با کسانی که وقت نشناس هستند یا در جلسات به پایان وقت توجه نمی کنند با مشکل روبرو خواهید شد. سدی که مانع شما در مدیریت زمان می شود، همان طور که در بالا توضیح داده شد، این است که به طور طبیعی به ضرب الاجل داشتن در کارها گرایش دارید.
سه گام برای مدیریت زمان برای سازماندهی زندگی خود و تنظیم موفقی تآمیز وقتتان ضروری است که از سه نکته زیر اطلاع داشته باشید:
اهدافی که در زندگی شخصی و شغلی تعیین کرده‌اید.
چگونگی گذراندن وقت در حال حاضر.
روشهای به کارگیری زمان برای رسیدن به اهداف.

نقطه شروع مدیریت زمان بررسی چگونگی صرف زمان با یک گزارش دقیق و ثبت شده است. این کار را می توان با جدولی که در ادامه آمده است انجام داد.
جدول برگه ثبت گذر زمان روزانه
اولویت
ساعت
روز
کار
زمان
مصرف شده
چگونه در آینده زمان
قابل صرف هجویی است

زمانی که کار پیگرد زمان را انجام می دهید بسیار مهم است که شش اصل راهنمای زیر را مدنظر داشته باشید:
۱٫ هرگونه تغییر در توجه را، حتی اگر کوتاه نیز باشد، ثبت کنید. برای مثال زمانی که کارتان به علت تماسهای تلفنی یا مراجعان ناخوانده قطع می شود.
۲٫ پیگیری مسیر این تغییر توجه هر زمان که اتفاق افتد:
بعضی از افراد به اشتباه معتقدند که می توانند با دقت کامل آنچه را که موجب انحراف توجه آنها
می شود به خاطر بسپارند و در آخر روز یادداشت کنند. با توجه به اینکه حافظه راهنمای ضعیفی برای
نشان دادن چگونگی گذر زمان است، هرگز نمی تواند اطلاعات کافی و دقیق عرضه کند.
۳٫ روزانه ستونهای زیر را کامل کنید:
• زمان
• فعالیت
• زمان صرف شده
۴٫ از مخفف ها برای خلاص هکردن جدول ها استفاده کنید:
• ت=تماسهای تلفنی
• خ=خواندن گزارشها و سایر اسناد
۵٫ پیگرد زمان را از لحظه شروع به کار آغاز نمایید:
تا اینکه بالاخره کار را در آخر روز تمام کنید. اگر قسمتی از کار را با خود به منزل می برید، وقتی را
صرف انجام دادن آن کار می کنید، درج نمایید.
۶٫ این کتاب را هنگام ثبت کارهای روزانه در کنار خود داشته باشید و طبق ضمیمه یک آن را پر کنید.
در صورتی که این کار عملی نباشد از صفحه موردنظر فتوکپی تهیه کنید و همراه خود داشته باشید.
موضوعات ثبت گذر زمان
اگرچه برای مدیریت مؤثر زمان تهیه برگه ثبت گذر زمان از ضروریات است، اما بسیاری از افراد در
انجام آن دقت نم یکنند. اغلب مردم برای عدم انجام این یا رهاکردن آن بعد از دو، سه روز انواع
بهانه ها را می آورند:
«… من خیلی گرفتار بودم » •
پرکردن این جدول نباید بیش از پنج دقیقه فرصت شما را بگیرد. اگر وقتهای تلف شده دیگر را کنار
بگذاریم، صرف پنج دقیقه در مورد گذر زمان به نظر سرمایه گذاری است که به بازدهی عظیم تری
می انجامد. بسیاری از مدیران به من گفت هاند که پس از پرکردن و اجرای این برگه پنج روزه، بازده آنها
تقریبا دو برابر شده است.

«… چون یک روز نتوانستم این کار را بکنم، رهایش کردم » •
پس مجددا شروع کنید. فراموش نکنید از آنجایی که مدیریت زمان در اساس مدیریت خود است، یکی
از مؤلفه های اساسی موفقیت داشتن نظم است.
من با پرکردن آن احساس گناه م یکنم زیرا به من نشان م یدهد که چقدر از وقت خود را صرف » •
«… کارهای لذت بخش اما کم اهمیت می کنم
شما جداً نیاز دارید تا ببینید دقیقاً چرا ضرب الاجلهایتان بخوبی اجرا نمی شوند.
جدول ثبت گذر زمان خود را حداقل برای سه روز و ترجیحا برای پنج روز کاری پرکنید. به خاطر داشته
باشید به انحراف توجه خود در بین کاری به کار دیگر دقت کنید. حتی یک تلفن ده ثانیه ای نیز باید در
زمان وقوع به دقت ثبت شود.

کارهای قاب لحذف
محققان چنین اظهار می کنند که بعضی از امور وقتگیر بیشتر بر حسب عادت انجام م یگیرد تا برای
بازدهی، اثربخشی یا سودآوری. این گونه فعالیت ها چنان با زندگی ما عجین شد هاند که هیچ کس فکر
نمی کند چرا آنها را انجام م یدهد یا اینکه ممکن است راه های بهتری برای دستیابی به نتایج مشابه نیز
وجود داشته باشد.
۸۰ که اساساً توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو وضع شد در رابطه با مدیریت / قانون مشهور ۲۰
زمان بیشتر از جوانب دیگر زندگی تجاری صدق می کند. پارتو اظهار م یکند که احتمالاً هشتاد درصد
وقت مدیران صرف اموری می شود که بیست درصد بازدهی دارد در حالی که بیست درصد از فعالی تها
می تواند هشتاد درصد بازدهی داشته باشد.
برچسب قیمت هر فعالیت
با پی بردن به ارزش و قیمت وقت خود، که بیشتر مدیران این قیمت را کم تخمین می زنند، برای هر
فعالیتی- مثل شرکت در جلسات، رانندگی به گوشه و کنار شهر برای ملاقات یک مشتری، گفتگوهای
دوستانه با تلفن، گفتگو با همکاران در بوفه اداره، پاسخگویی به نام هها- برچسب قیمت تهیه کنید.
این گونه دانستنیها به دو صورت مفید خواهد بود:
با انجام دادن کاری که مقرون به صرفه باشد قادر خواهید بود از وقت خود استفاده مؤثرتری بکنید.
دانستن قیمت وقت تان می تواند شما را در فروش آن به رؤسا و همکارانتان یاری کند. این یکی از
امتیازات مدیریت زمان است.
تفویض اختیار

ناتوانی یا اکراه در تفویض اختیارات بزرگترین عامل شکست بسیاری از مدیران و کارکنان حرفه ای در
مدیریت زمان است. پژوهشها نشان می دهد که در بعضی از شرکتها ۹۷ % وقت مدیران در روز
صرف اجرای کارها می شود تا اداره امور. در یک مطالعه چنین نتیجه گیری شده است که نیمی از وقت
مدیران صرف اموری می شود که یک منشی، حتی با کارایی بهتری می تواند از عهده انجام دادن آن
برآید.
موانع روانی تفویض اختیار
• ترس از دست دادن اقتدار
• ترس از اشتباهاتی که روی خواهد داد
• ترس از محوشدن
شش کاری که هرگز نباید تفویض اختیار کرد
اگر یک مدیر هستید بدانید که فقط شش وظیفه وجود دارد که هرگز نباید به دیگران تفویض اختیار
شود:
۱٫ برنامه ریزی یک پروژه کلیدی
۲٫ انتخاب اعضای گروه یک پروژه
۳٫ هدایت تلاش های گروه
۴٫ ایجاد انگیزه در اعضای گروه
۵٫ ارزیابی از اعضای گروه
۶٫ پاداش به اعضای گروه
تقریباً هر کار دیگری می تواند برای تفویض اختیار انتخاب مناسبی باشد.
کی و چه کاری را تفویض کنید
چهار معیار اصلی وجود دارد که تعیین می کند کی چه کاری تفویض شود. همواره سعی کنید اختیارات
خود را تفویض نمایید:
۱٫ زمانی که کاری م یتواند به طور رضایت بخش توسط کس دیگری که از شما کمتر دستمزد می گیرد- یا
میل دارد از شما کمتر بگیرد- انجام شود.
۲٫ زمانی که دانش، مهارت یا تجربه لازم را برای انجام دادن کاری به طور شایسته نداشته باشید.
۳٫ زمانی که کار روزمره باشد.
۴٫ زمانی که کاری به رشد کارمندان کمک می کند.
چگونه به طور مؤثرتری تفویض اختیار کنید

بعضی از مدیران از تفویض اختیار سر باز می زنند زیرا اگر کارها دست انجام نشود خودشان خیلی
سریعتر آنها را انجام می دهند. این مسئله می تواند به سه دلیل اساسی روی دهد:
• انتخاب کارمندان نامناسب
• ارتباط بی اثر
• هدایت ناکافی نتیجه کار
سه سطح کارایی وجود دارد:
• کارایی کم= توانایی ضعیف + انگیزه کم
• کارایی متوسط= توانایی ضعیف + انگیزه زیاد؛ یا توانایی زیاد + انگیزه کم
• کارایی زیاد= انگیزه زیاد + توانایی زیاد
یکی از عوامل مهم در تفویض ثمربخش اختیار، میزان کارایی کارمند است. پس سؤالی که باید قبل از این فرد در رابطه با کاری که م یخواهم به او تفویض » : تفویض هر کاری از خود بپرسید این است که «؟ کنم چقدر کارایی دارد

زمانی که تأخیر مثبت است
چهار مورد وجود دارد که تأخیر در آنها کار درستی است:
۱٫ زمانی که کار کم ارزشتری را به خاطر کار پرارزشتری به تعویق می اندازیم
۲٫ زمانی که از لحاظ عاطفی برانگیخته شده اید
۳٫ زمانی که برای انجا مدادن مؤثر کارها از کمبود دانش یا مهارتی رنج م یبرید
۴٫ زمانی که حالات جسمی و روحی شما اجرای بهینه کاری را غیرممکن می سازد
مهارتهای مدیریت زمانی خود را بهبود بخشید
۱٫ فهرست کار درست کنید
۲٫ نقشه سازمانی بسازید
۳٫ کارهای خود را سازمان دهید
۴٫ با دقت ولی از روی انتخاب اسناد را بایگانی کنید
۵٫ انعطاف پذیر باشید
۶٫ از بهترین زمان روز خود سود ببرید
۷٫ بدترین کار هر روز را اول انجام دهید
۸٫ با ورزش در پشت میزتان با خستگی مبارزه کنید
۹٫ برای هر کاری یک ضر بالاجل قرار دهید
۱۰ . تمرکز و دقت کردن را یاد بگیرید

مواردی که لازم است “نه” بگویید:
۱٫ زمانی که خواسته نامعقول باشد.
۲٫ زمانی که کار از اولویت کمتری برخوردار باشد.
۳٫ زمانی که از مهارت و دانش کافی برخوردار نباشید.
۴٫ زمانی که عصبانی یا ناراحت هستید.
۵٫ زمانی که لازم نیست شما آن کار را انجام دهید.